3月14日，在赤坎區(qū)人武部、坡頭區(qū)人武部的定兵工作現(xiàn)場，來自粵西公證處的公證員練婷思、陳波分別為今年審批定兵工作的相關過程提供現(xiàn)場監(jiān)督公證，確保派號結果真實有效，凸顯陽光征兵，公證護航的作用。公證服務便不便利、優(yōu)不優(yōu)質，最有發(fā)言權的就是人民群眾，而人民至上是新時期司法行政工作踐行使命擔當?shù)木劢裹c、著力點。
港城公證處工作人員為群眾辦證
今年以來，湛江市司法局多措并舉，圍繞“放管服”、政法隊伍教育整頓等要求，扎實推進公證減證便民各項工作，增強群眾對公證工作的滿意度和獲得感，更好地為群眾提供高效優(yōu)質的公證服務。
“小窗口”發(fā)揮便民利民大作用
“這次來辦理公證業(yè)務，比之前方便多了，減少了很多排隊時間，服務也比之前還要好。特別是一次告知制度日臻完善，還提供值班人員電話，方便我聯(lián)系。”湛江某企業(yè)工作人員小何因負責公司合同類業(yè)務，需要經(jīng)常到粵西公證處或者港城公證處辦理業(yè)務，對兩個公證處的變化，看到眼里、暖在心里。
粵西公證處工作人員為群眾辦業(yè)務
今年，在湛江市司法局指導下，粵西公證處和港城公證處把優(yōu)化公證咨詢接待窗口作為服務群眾的首要環(huán)節(jié)，先后成立窗口業(yè)務小組、安排公證員專職負責咨詢接待窗口工作，建立公證員輪流值班制度、窗口安置滿意度電子測評器和監(jiān)控系統(tǒng)等。
同時，建立健全首問負責制和一次性告知制度，明確工作人員一次性告知當事人需要的材料、公證事項、公證流程等，并要求值班工作人員要在一次性告知清單上公開名字和聯(lián)系方式，便于當事人聯(lián)系。
“公證是司法行政的重要組成部分，也是國家預防糾紛、維護法制、鞏固法律秩序的一種司法手段。因為需要與群眾長期面對面打交道，所以窗口的服務質量一定要保證，要讓群眾辦事舒心、放心。”粵西公證處負責人林杰表示。
日前，粵西公證處和港城公證處在湛江市人民政府行政服務中心開設專門的綠色咨詢窗口，為群眾提供更加方便快捷的咨詢服務。
精簡手續(xù)提高效率 實現(xiàn)“當天出證”
在粵西公證處，“最多跑一次”公證事項范圍掛在顯眼的位置，內(nèi)容涉及出生、身份、學歷、學位、職稱、資格等，可以說是直接關乎群眾切身利益。
通過優(yōu)化辦證流程，精簡辦證手續(xù)，實施繁簡分流等方法，努力提高辦證效率，盡量縮短辦證時限，除需要調(diào)查、翻譯及其他復雜的公證事項外，一般的公證事項在材料齊全后72小時內(nèi)必須出證；對聲明書、委托書、證書執(zhí)照等23類“最多跑一次”范圍內(nèi)的公證事項，只要事項無爭議，申請材料齊全、真實，符合法定受理條件，實行“當天出證”（24小時內(nèi)出證）。
有了“當天出證”，群眾可能還需要再跑一次。對此，粵西公證處和港城公證處在辦證前臺、咨詢接待窗口等設立快遞送達的提示，供當事人選擇，采取快遞方式發(fā)送公證文書，努力實現(xiàn)“最多跑一次”。
在港城公證處，面積不太大，但“麻雀雖小、五臟俱全”，服務大廳內(nèi)，座椅、材料柜、飲水機、雨具、紙筆、報刊、公證申辦普法讀物等物品一應俱全，還提供檔案裝訂機、照相機、攝像機、二代身份證驗證機等設備，并配備適老用品、應急藥物等。
“這個思路參考了城市便利店的服務，在改善公證辦公條件的同時，也在不斷優(yōu)化公證服務環(huán)境。這樣辦證群眾能夠輕松愉悅辦證。”市司法局分管領導，黨組成員、副局長羅卓琴說。
改變辦證模式 從坐班到上門服務
3月初，粵西公證處應湛江經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)國土資源局的申請，受理湛江市東海島石化產(chǎn)業(yè)園區(qū)拓展區(qū)用地征遷現(xiàn)場證據(jù)保全公證事項，項目涉及土地面積較大，任務量重時間緊，為保障項目順利進行，粵西公證處在申請受理后，開通綠色通道，第一時間指派黨員公證員受理，前往項目實地了解情況，找準公證服務最佳點，并與項目辦工作人員共同確定公證方案，確保公證公開、公正、公平、合法開展。
粵西公證處負責人表示，根據(jù)個人、組織等情況，科學部署，改變以往單純坐班辦證模式，變被動為主動，上門辦理公證業(yè)務。特別是近年來，湛江發(fā)展勢頭迅猛，各重點項目有不同公證需求，需要事前主動介入、事中做好服務、事后積極跟蹤，營造濃厚法治環(huán)境。
粵西公證處現(xiàn)場公證
2020年以來，粵西公證處共為湛江市寶鋼鋼鐵系統(tǒng)項目、湛江大道沿線征遷、調(diào)順跨海大橋建設、茂湛高速改擴建工程等重點項目建設提供證據(jù)保全、現(xiàn)場監(jiān)督等
公證法律服務20余次。
既要服務好經(jīng)濟社會發(fā)展，又要保障人民群眾工作生活，這是符合新時代發(fā)展的服務理念。
粵西公證處和港城公證處，針對行動不便、老弱病殘人員等特殊群體提供預約服務，設立公證辦理綠色通道，經(jīng)預約申請后，由公證處指派公證員進行上門辦證服務，并由公證人員搜集證明材料，制作談話筆錄，全程錄音錄像，全程提供受理、審批、出證、送達一站式服務，努力為他們做到“足不出戶，公證到家”。對符合法律援助條件的下崗職工、低保戶、殘疾人等困難群眾辦理公證事項時減免公證費用，并免費為他們代寫有關法律文書。
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